Inhaltsverzeichnis
Welche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?
Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern ( Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO). Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung erleichtert.
Ist die Aufbewahrung im Original vorgeschrieben?
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern ( Elektronische Archivierung) aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO).
Warum muss die Aufbewahrung im Original gesichert werden?
Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen die bildliche Wiedergabe aus Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich alleine nicht mehr ausreicht . Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen.
Welche Personen sind verpflichtet zur Aufbewahrung der Unterlagen?
Zur Aufbewahrung der Unterlagen sind folgende Personen verpflichtet: bei stillen Gesellschaften nur der Inhaber der Handelsgeschäfte, bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter, bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände,
Wie dürfen personenbezogene Daten aufbewahrt werden?
Nach der allgemeinen DSGVO-Regelung dürfen Daten nur solange in personenbezogener Form aufbewahrt werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist (vgl. Art 5 Abs 1 lit e DSGVO) und solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Wann sollten die Belege aufbewahrt werden?
Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten – anders als bei Punkt 2 – die Belege für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens.
Wie lange müssen Personaldaten aufbewahrt werden?
Für steuerliche Zwecke müssen Personaldaten im Allgemeinen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden und darüber hinaus so lange, wie sie für anhängige Verfahren betreffend die Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Gleiches gilt für Buchhaltungszwecke.
Was sind Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht?
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht führen steuerrechtlich zu den gleichen Rechtsfolgen wie Verstöße gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Fehlende Unterlagen können dazu führen, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht mehr gegeben ist.
Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig?
Handelsrechtlich fällt hierunter das Inventar. Nach Steuerrecht können auch Inventur -Aufnahmezettel (Urbelege) aufbewahrungspflichtig sein. Alle Dokumente des Jahresabschlusses, das heißt Bilanz (auch Eröffnungs-, Zwischen- und andere Sonderbilanzen), Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und gegebenenfalls Lagebericht